POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES
Relative à l'utilisation du Portail Parents (préinscription et communication)
Dernière mise à jour : 1er janvier 2026
1. Introduction et cadre légal
La présente politique décrit la manière dont [Indiquez ici la Raison Sociale complète de l'entité juridique, ex: Association du Réseau X ou Crèche des Couleurs Sàrl] (ci-après "l'Institution") collecte, utilise et protège les données personnelles via son Portail Parents.
Nous traitons vos données dans le respect de la Loi sur la protection des données personnelles (LPRPD) du Canton de Vaud pour les entités de droit public, ou de la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) pour les entités de droit privé. L'Institution agit sous la surveillance de la SCAJE (Service de coordination de l'accueil de jour des enfants).
2. Données collectées et finalités
Les données sont collectées pour les finalités suivantes :
Préinscription : Identification des représentants légaux, de l'enfant et besoins d'accueil.
Évaluation financière (selon le type de structure) : Le cas échéant, les données de revenus servent à l'estimation ou au calcul du tarif de pension selon les barèmes en vigueur. Cette saisie est facultative pour l'étape de préinscription.
Suivi et Communication : Santé (PAI, allergies, vaccins), journal de bord pédagogique et photographies d'activités (soumises à un consentement séparé).
Gestion administrative et de l'enfant : Facturation, gestion des présences, communications officielles et tout autre élément permettant d'assurer une prise en charge optimale et sécurisée de l'enfant.
3. Accès aux données et Confidentialité
L'accès aux informations est strictement limité aux besoins de la fonction :
La Direction (Générale et Pédagogique) : Accès complet pour la gestion opérationnelle, la sécurité et la validation administrative.
Le personnel administratif : Accès aux données d'identification et de facturation.
Le personnel éducatif : Accès limité aux données pédagogiques et de santé nécessaires à la prise en charge quotidienne de l'enfant.
4. Sous-traitance et Hébergement
Le portail est une solution éditée par la société SAI ERP Sàrl (système SAINet). Les données sont hébergées exclusivement en Suisse selon l'une des modalités suivantes :
[Option A : Par l'Institution sur ses propres serveurs sécurisés.]
[Option B : Par SAI ERP Sàrl via un partenaire hébergeur certifié en Suisse.]
(Note à l'attention de l'Institution : Veuillez supprimer l'option ne vous concernant pas).
5. Partage avec des tiers
Les données ne sont transmises à des tiers que dans le cadre des obligations légales ou contractuelles (ex: instances de subventionnement, communes, État de Vaud, SCAJE) pour le contrôle des normes ou le financement de l'accueil.
6. Archivage et Anonymisation
Nous appliquons des durées de conservation différenciées selon la nature des données :
Données de santé et sensibles : Elles sont anonymisées après un délai de [Indiquez le délai, ex: 90 jours] suivant la fin de la fréquentation de l'enfant.
Données de facturation : Conservées 10 ans conformément aux obligations comptables et légales.
Anonymisation : À l'issue des délais de conservation, les données permettant d'identifier une personne sont anonymisées à des fins de statistiques et d'amélioration des services.
Préinscriptions : Les dossiers sans suite sont supprimés après [Indiquez le délai] d'inactivité.
7. Vos Droits et Contact
Vous disposez des droits d'accès, de rectification et de suppression de vos données personnelles (sous réserve des obligations légales d'archivage).
Pour toute question ou demande relative à vos données, veuillez contacter notre Responsable de la protection des données :
[Nom et Prénom du Responsable ou DPD]
[Adresse e-mail de contact]
En cas de litige, vous pouvez saisir le PCPDT (Préposé cantonal vaudois à la protection des données et à la transparence) pour les entités publiques, ou le PFPDT pour les entités privées.
